可以在会计凭证中取出以前年度的发票原件

如何在会计凭证中取出以前年度的发票原件

1. 介绍

在会计工作中，保留发票原件是十分重要的一项任务。过去的年度发票原件，特别是用于会计报表的凭证，经常会在需要时被要求出示。但是，有些公司会对存储有过去年度发票原件的凭证存档进行整理和归档，使其更容易访问和管理。

2. 确定存储位置

2.1 找到会计凭证存档室

首先，确定存储了会计凭证和发票的存档室或存储设备。若公司没有专门的存档室，可以咨询会计部门的相关负责人以确定凭证存储的位置。

2.2 确定存储凭证的柜子或文件夹

在找到存储凭证的柜子或文件夹后，需要进行分类整理和编号。将每个年度的凭证分开存放，便于追溯和查找。

3. 寻找过去年度的凭证

根据需要寻找特定年度的凭证，可以按照以下步骤进行：

3.1 确定年度

首先，确定需要寻找的发票原件所对应的年度。

3.2 找到相应年度的凭证柜子或文件夹

根据存储凭证的编号或日期顺序，找到对应年度的凭证柜子或文件夹。

3.3 寻找特定的凭证

在找到对应年度的凭证柜子或文件夹后，根据需要寻找的具体发票原件，进一步细分凭证，按照日期、凭证编号或其他标识进行查找。

3.4 检查凭证的完整性

找到特定年度的凭证后，需要检查凭证的完整性。确认凭证上的发票原件与会计记录的一致性，并检查是否缺失或破损。

4. 提取发票原件

在确保凭证完整且符合要求后，可以提取发票原件。根据公司的规定和流程，可能需要填写相应的申请表格或记录表来记录发票原件的提取情况。

5. 存档的管理

一旦提取发票原件，需要妥善管理和归档。下面是一些建议：

5.1 按年度和凭证编号进行重新整理和归档

将提取的发票原件按照年度和凭证编号重新整理和归档，确保存档的有序性和易于查找。

5.2 存储在安全的地方

为了保护发票原件的安全，应将其存储在安全的地方，如专门的文件柜、保险箱或数字存储设备中。避免暴露在潮湿、阳光直射或易受损的环境中。

5.3 制定存档保管期限

根据公司的规定和法律要求，制定合适的存档保管期限。保留发票原件一般需要符合相关财务和税务法规，确保公司在审计或纳税方面的合规性。

6. 结论

在会计凭证中取出以前年度的发票原件需要一定的整理和归档工作，以确保凭证的完整性和易于查找。通过按照年度、凭证编号和其他标识进行分类整理，有效管理发票原件的存档。同时需要注意存储环境和合规性要求，确保发票原件的安全性和合规性。